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Nouvel atelier pour les agents du PTS Aiacciu 2 dans le cadre de leur projet de service. Accueillie au foyer Sainte Marie, l’équipe du PTS Aiacciu 2 a passé une journée à réfléchir sur la façon de faire évoluer l’intervention sociale en utilisant les outils de l’intelligence collective. Cette journée s’inscrit dans un programme d’accompagnement du service élaboré par le Corsica Lab et fait suite à une journée d’immersion/acculturation et plusieurs ateliers flash.

Le vendredi 15 avril, répartis en 3 sous-groupes, les agents ont ainsi travaillé autour de 3 thématiques avec des temps de prototypage et de partage.

Le premier groupe a travaillé sur la conception et le prototypage d’outils, afin de tenter d’apporter des solutions à un besoin d’optimisation des échanges et du suivi des procédures entre les différents métiers que compte le PTS. A ce titre, ont été conçus à l’aide des solutions logicielles déjà déployées à la Collectivité de Corse, 5 outils numériques ainsi que les procédures associées (transmission messages téléphoniques, suivi des démarches, kit dossier bénéficiaire dématérialisé, etc. ). Ils seront ainsi prochainement testés par les équipes avant d’être déployés, avec l’accompagnement du Corsica Lab, à l’ensemble des agents du PTS. Un 6e outil émergeant fera l’objet d’un prototypage, il permettra d’appuyer un projet de réorganisation du déploiement des services sociaux sur le territoire couvert par le PTS.

Le deuxième groupe s’est penché sur la thématique signalétique et espaces (cet atelier faisait suite aux 2 ateliers flash organisés les semaines précédentes). En partant du parcours utilisateur, les agents ont réfléchi à la mise en place d’une signalétique facilitant l’accueil des bénéficiaires au sein du PTS ainsi qu’à des supports de communication pour présenter les missions du PTS mais aussi les partenaires ainsi que les règles qui doivent être respectées lors des temps de présence sur place. Le parti pris humoristique a été choisi. Enfin, une étude sur l’amélioration de l’aménagement des locaux (salle d’attente, accueil enfants, etc) a été également amorcée. Ces améliorations permettront d’accueillir des personnes dans des situations parfois difficiles dans les meilleures conditions mais aussi de faciliter le travail des agents d’accueil et des AS (éviter de répéter les consignes, gagner du temps sur l’information à l’usager, etc).

Enfin le 3e groupe s’est concentré sur un exercice de design fiction dont le sujet était « imaginer le PTS du futur ». Les assistances sociales et secrétaires ont ainsi réfléchi à leur façon optimale d’exercer leur métier dans un futur proche (2030), elles se sont appuyées sur les réalisations des deux autres groupes et ont gardé un point de vue centré sur l’utilisateur. Partant de la situation actuelle, le service a été décrit comme un « vide poches » où toutes les demandes arrivent, les agents ont réfléchi aux outils qui pourraient conduire à :

– fluidifier leur travail par la mise en place d’un pré-accueil ;

– orienter les bénéficiaires grâce à une nouvelle signalétique et une meilleure communication ;

– communiquer via des outils digitaux pour faciliter les démarches et gagner du temps ;

– accompagner les bénéficiaires par la création d’un duo AS/secrétaire.

Cette réflexion a permis d’imaginer une nouvelle organisation du PTS qui remet la notion de plaisir au cœur du travail (redynamisation du service, journées de cohésion, réunions thématiques,…) et pose les bases d’un projet de service territorialisé (accompagnement au plus près des usagers : animations de partenariat et de réseaux, autonomisation des bénéficiaires, mixités, partage et entraide). La vision du PTS du futur présentée au reste de l’équipe s’est révélée être celle vers laquelle toute l’équipe veut tendre.

La journée s’est clôturée par temps de partage des prototypes et de discussion sur les diverses réalisations. Le mode opératoire de la co-création, co-conception à l’aide d’outils, voire autonomisation a facilité l’appropriation des dispositifs par l’équipe et les agents se sont montrés très impliqués dans le projet de service. La suite de cet accompagnement est la finalisation des prototypes avant la phase de test.